Giriş
Vitalpbx yeni CRM bağlama modülünü sundu. Bu modül VitalPBX kurarken (kurulumunuzu) CRM’iniz ile entegre etmenizi sağlar. İlk sürüm hem Salesforce CRM hem de ZOHO CRM’i destekler. Bu makalede, modülün ZOHO CRM ile yaplandırılmasını inceleyeceğiz. CRM konnektör modülü çok-kullanıcılı (multi-tenant) ortamlarla tamamen uyumludur, bu sayede her kullanıcı (tenant) için ayrı ayrı bir CRM bağlantısı oluşturabilirsiniz.
Yapılandırma (Konfigürasyon)
Kurulum
Modülü yüklemek için, tüm Eklenti modüllerimiz için aynı süreci izleyeceğiz. Admin > Add-Ons > Add Ons’a gidin ve sağ alt köşedeki Check Online düğmesine tıklayın.
Daha sonra CRM konnektör eklentisi yanındaki yeşil yükleme düğmesine tıklayın. Yükledikten sonra tarayıcınızı yenileyin. Bu size menüler Apps (Uygulamalar) altında yeni bir seçenek gösterecektir. Şimdi Apps > CRM > Integrations menüsüne gidiyoruz.
Bu makalede ZOHO CRM ile bağlantı kuracağız. Bu yüzden, listeden ZOHO CRM’in yanındaki yeşil düğmeye tıklayacağız.
Burada doldurulması gereken yalnızca birkaç alan var, ancak şimdilik yalnızca konumumuza en yakın Veri Merkezini seçeceğiz ve Callback (Geri Arama) URL’sini kopyalayacağız. Bu URL, ZOHO’nun API’si ile bağlantı yolumuz olacak.
Modüle devam etmeden önce, ZOHO hesabımızın hazır olması gerekecek.
ZOHO CRM Hesabı
Öncelikle, bir ZOHO hesabınız olduğundan emin olun. Bunun için ZOHO’nun web sitesi olan https://www.zoho.com adresine gidebilir ve bir hesap için kaydolabilirsiniz. Ücretsiz deneme sırasında bile VitalPBX CRM Entegrasyon modülü ile entegrasyonu test edebilirsiniz.
Kayıt olduktan sonra, daha sonra dahili numaralarıyla ilişkilendireceğiniz kullanıcılarınızı oluşturmaya başlayabilirsiniz.
API Konsolu
Hesabınız hazır olduğunda artık CRM Entegrasyon modülüne bağlanmak için API istemcisini eklemeniz gerekecektir.
Bunun için ZOHO API Konsoluna gitmelisiniz, https://api-console.zoho.com. Orada, eğer bu sizin ilk API istemciniz ise Get Started düğmesine tıklamalısınız.
Daha sonra, farklı Client Types (İstemci Türleri) sunulacaktır. Biz Server-based Applications (Sunucu Tabanlı Uygulamalar) seçeneğini seçeceğiz.
Doldurmanız için birkaç alan olacaktır..
- Client Type – Bu Server-based Applications seçeneğini belirlediğinizi gösterir.
- Client Name – API istemcisini (client) tanımlamak için herhangi bir isim
- Homepage URL – Bu VitalPBX kurulumu için gereken FQDN’dir. Örneğin: https://sip.mydomain.com
- Authenticated Redirect URLs – Buraya CRM konnektör modülü tarafından oluşturulan Callback URL’si eklenecektir.
CRM entegrasyonu için bir FQDN kullanmanızı ve VitalPBX kurulumunuzun internet üzerinden erişilebilir olmasını öneririz. Bu, ZOHO CRM’in VitalPBX kurulumunuza ulaşabilmesi için gereklidir.
Girilen bilgilerle birlikte Create (oluştur) düğmesine tıklayın.
Oluşturulan API Client ile artık bir Client ID ve Secret’a sahip olacaksınız. Şimdi CRM Connector modülüne eklemek için bunların her ikisini de kopyalayalım.
İsteğe bağlı olarak, ayarlara gidebilir ve kullanmak istediğiniz Data Center’ı ayarlayabilirsiniz. Varsayılan olarak, ZOHO’nun Amerika Birleşik Devletleri’ndeki Dotcom data center olacaktır, ancak tümünü veya belirli bir tanesini seçebilirsiniz (siz coğrafi bölgenize yakın bir data center tercih etmelisiniz). Bununla, CRM konnektör modülü seçtiğiniz Data Center ile ilişkilendirilecektir.
Bağlantı Kimliği Doğrulaması (Connection Authentication)
CRM Connector modülüne geri döndüğünüzde Client ID ve Client Secret’ı eklemeniz gerekecektir. Tüm alanları doldurduktan sonra sağ alt kısımdaki Authenticate düğmesine tıklayabilirsiniz. Bu işlemden sonra CRM bağlantısına izin vermeniz için bir ZOHO penceresi açılacaktır. Accept tuşına tıklayın.
Bu arada CRM Connector modülü bağlantıyı kabul etmenizi bekliyor olacak. Accept seçeneğine tıkladığınızda modül ZOHO CRM’ye bağlanacak ve CRM Connector modülünde daha fazla seçenek görünecektir.
Kurulum (Setup)
Artık CRM Connector bağlıyken, bağlantıyı Enable (Etkinleştirebilir) ya da Disable (Devre Dışı) edebilirsiniz. Ayrıca Enable Call Journaling(Çağrı Günlüğünü Etkinleştirme) olanağına da sahip olacaksınız. Bununla birlikte çağrılar ZOHO CRM’e giriş yapmaya başlayacaktır.
Contacts Setting altında çağrıların ZOHO CRM’ye nasıl kaydedileceğini tanımlıyoruz. Kişilerinizi (Contacts) ZOHO kişilerinizden (contacts), potansiyel müşterilerinizden(leads) ya da hesaplarınızdan (accounts) senkronize etmek isteyip istemediğiniz (Sync your Contacts) seçebilirsiniz. Bu işlem, Phonebook add-on (Telefon Defteri eklenti) modülümüzde kişilerinizi içeren bir Phonebook (Telefon Rehberi) oluşturacaktır. Bu daha sonra CID Name (CID Adı) gelen çağrılara uygulamak ve arayanları tanımlayabilmek için CID Lookup (Arama) özelliğimizle birlikte kullanılabilir.
Daha sonra, Gelen aramalardan (inbound calls) mı yoksa Giden aramalardan (outbound calls) mı Yeni Kişiler (new contacts) oluşturacağınızı seçebilirsiniz. Bu özellik aynı zamanda Etkin (Enabled) veya Devre Dışı da (Disabled )olabilir. Bununla, senkronize edilmiş kullanıcılarınız her arama yaptığında veya aldığında yeni bir kişi oluşturulur.
Son olarak, bu yeni kişinin Kişi (contact), Potansiyel Müşteri (lead) veya Hesap (Account) olarak mı oluşturulacağını seçebilirsiniz. Bu durumda, varsayılan seçenekleri açık bırakacağız, böylece yeni aramalar kişi olarak oluşturulacaktır.
Son olarak Users (Kullanıcılar) bölümüne sahip olacaksınız. Burada ZOHO CRM’de oluşturduğunuz farklı kullanıcıları senkronize edebileceksiniz. Bunları senkronize etmek için yeşil Sync Users (Kullanıcıları Senkronize Et) düğmesine tıklayın.
Kullanıcılar senkronize edildiğinde artık Dahilileri Otomatik Ata (Auto Assign Extensions) için bir tuşunuz olacak. Bu seçeneğin çalışması için dahililerin ZOHO kullanıcılarınıza atanan e-posta adresleriyle aynı olduğundan emin olmalısınız. Dahilileri atamak için bu tuşa tıklayın.
Aksi durumda, kullanıcıyı her zaman yanındaki mavi Edit (Düzenle) tuşuna tıklayarak düzenleyebilirsiniz.
Burada kullanıcıya ait Dahili Numarayı (Extension number) atayabilirsiniz. Daha sonra Güncelle (Update) seçeneğine tıklayabilirsiniz.
Kullanıcılarınız ve dahilileri atandıktan sonra arama yapmaya veya almaya başlayabilirsiniz. Bu işlemler artık ZOHO CRM’de görünecektir. Bu yazıda, kişilerimiz Contacts (Kişiler) olarak oluşturulduğundan ve senkronize edildiğinden etkinlikleri kişilerin içinde bulacaksınız.
Burada çağrının kendisiyle ilgili bilgileri görebilirsiniz. Ne zaman oluşturulduğu, süresi, bu aramaya dahil olan kullanıcı ve Arama Kaydı (Call Recording). Çağrı kaydetme seçeneğinin şu anda yalnızca ZOHO CRM’de mevcut olduğunu unutmamak önemlidir.
Bu özelliğin çalışması için VitalPBX kurulumunuza, internet üzerinden erişilebilir olan bir Genel bir Adresi veya ideal olarak bir FQDN gerekir. Bu, ZOHO CRM’nin sizin izninizle çağrı kaydının URL’sini göstermesine olanak tanıyacaktır.
Sonuç
Ve bununla birlikte artık VitalPBX kurulumunuz ile ZOHO CRM arasında tam bir bağlantıya sahipsiniz. İşlem oldukça basitti ve artık aramalarınızı Kişilerinize, Potansiyel Müşterilerinize veya Hesaplarınıza kaydedebilirsiniz.
Bu işlem, müşterilerinizle olan aktivitenizin takibini daha kolay ve daha yönetilebilir hale getirir. Daha iyi bir yönetim deneyimi ve müşteri ilişkileri ile sonuçlanır.
