Akçaba Communications, 08:30 – 17:30 arasında standart mesai saatlerinde hizmet verir. Ancak, PBX, UCaaS ve ağ altyapı desteğinin doğası gereği, kritik sorunlar belirli bir programa bağlı kalmaz. Mesai saatleri dışında ağ ya da iletişim sistemi arızası yaşayan müşteriler, acil olarak bir yetkiliye ulaşmak ister.
Eski süreç basit ama sorunluydu:
Müşteriler arar, telesekretere mesaj bırakır ve kayıt, görevli personele e-posta ile iletilirdi. Ancak bu gerçek hayatta bazı sorunlara yol açıyordu:
- E-posta pasif bir iletişim aracıdır. Görevli olan kişi, gelen kutusunu sürekli kontrol etmek zorunda kaldığı için, özellikle mesai dışında bu mesajlar kolayca gözden kaçabiliyordu.
- Arayanlar canlı bir yanıt alamıyor; yalnızca bir mesaj bırakıp hattı kapatmaları isteniyor, bu da özellikle acil durumlarda kendilerini görülmez ve dikkate alınmamış hissetmelerine yol açıyordu.
- Arayanın kimliği, sorun tipi ya da mesaj içeriği tek bir yerde ve kullanılabilir formatta toplanmıyordu.
- E-posta izlemenin yükü, hangi personel nöbetteyse ona yükleniyor; bu da tutarsızlık ve ekip içinde memnuniyetsizlik yaratıyordu.
Daha akıllı bir çözüme ihtiyaç vardı: Hem arayanları canlı şekilde karşılayacak, hem de gerekli tüm bilgileri toplayıp ilgili personele anında ve zahmetsizce iletecek bir sistem.
Wildix Gold Partner’ı olan Akçaba Communications, platform uzmanlığıyla Wildix’in yapay zekâ destekli x-bees iletişim platformuna yöneldi ve özel bir mesai dışı AI ajanı geliştirdi.
Sonuç, arayanlarla gerçek diyalog kurabilen, tüm bilgileri kapsayan ve nöbetçi personele gerçek zamanlı, yapılandırılmış bildirim gönderen akıllı ve her zaman erişilebilir bir sanal iş arkadaşı oldu.
Nasıl Çalışır?
| Adım 1 | Bir müşteri, Akçaba Communications’ı mesai saatleri dışında, yani 17:30’dan sonra veya 08:30’dan önce arar. |
| Adım 2 | x-bees AI ajanı, aramayı anında ve profesyonel bir şekilde yanıtlar. Kayıt çalıp mesaj bırakmasını istemek yerine, gerçek zamanlı bir sohbet başlatır; arayanın sorununu sorar, cevaplarını dinler ve etkili bir dönüş için gereken tüm bilgileri toplar. Böylece arayan kendisiyle ilgilenildiğini hisseder. |
| Adım 3 | Arayan sorununu anlattıkça ya da mesaj bırakınca, AI görüşmeyi otomatik biçimde ve yüksek doğrulukla metne çevirir. |
| Adım 4 | AI; arayanın telefon numarası, istek konusu ve tam metin mesaj ile birlikte, net ve yapılandırılmış bir özet hazırlar. |
| Adım 5 | Bu özet, x-bees uygulaması üzerinden nöbetçi personele anında push bildirimi olarak iletilir. WhatsApp’taki gibi, anlık uyarılar kaçırılmasını zorlaştırır. |
| Adım 6 | Görevli kişi, tüm durumu eksiksiz şekilde anında görür ve e-posta veya sesli mesaj kontrolüne gerek kalmadan geri arayabilir, sorunu çözebilir ya da gerekli yere yönlendirebilir. |
Temel Fark: Arayan Kendini "Duyulmuş" Hisseder
x-bees AI temsilcisinin en önemli – ve sıkça göz ardı edilen – faydalarından biri, müşteri deneyiminde yarattığı olumlu etki. Kayıt bırakmak çoğu zaman birinin sizi görmezden geldiği hissini yaratır. Oysa aktif şekilde sorular soran, dinlediğini ve anladığını belirten bir yapay zekâ ile sohbet, tamamen farklı bir deneyim sunar.
Arayanlar mesajlarının görülüp görülmediğini merak etmez; sorunlarının ilgili kişiye ulaştığını bilir ve görüşme böyle sonlanır.
Pasif e-posta yerine anlık bildirimlerle tüm mesai dışı destek süreci artık daha hızlı, tutarlı ve profesyonel şekilde 7/24 işler.
Sonuçlar ve Etkiler
| Kategori | Eskiden | Şimdi |
|---|---|---|
| Mesai Dışı Çağrı Yönetimi | Sesli mesajdan e-postaya, sıkça gözden kaçıyordu | Tüm çağrılar AI tarafından %100 yanıtlanıyor, hiçbir çağrı kaçmıyor |
| Müşteri Deneyimi | Yalnızca sesli mesaj, arayan kendini görmez hisseder | Canlı AI sohbeti, arayan kendini duyulmuş hisseder |
| Ekip Bildirimi | E-posta, pasif ve kolayca gözden kaçan | x-bees push bildirimi, anında dikkat çeken |
| Yanıt Süresi | Personelin e-postalarını kontrol etmesine bağlı | Anında bildirimle gerçek zamanlı geribildirim |
| Bilgi Kalitesi | Ham sesli mesaj e-postayla aktarılırdı | Telefon numarası, konu ve tam metin içeren net özet |
| Personel Yükü | Sürekli e-posta takibi gerektirirdi | Ekstra çaba gerekmeden, bilgi otomatik iletiliyor |
Bu Sizin İçin Neden Önemli?
Akçaba Communications’ın çözdüğü bu sorun, benzersiz değil. BT destek, tesis yönetimi, sağlık, lojistik veya profesyonel hizmetler gibi zamanında cevap gerektiren işlerde tüm şirketler benzer bir sorun yaşar: İş bitince müşteri desteğe ihtiyaç duymaya devam eder.
Wildix x-bees ile Akçaba Communications, 7/24 personel ile nöbet tutmaya gerek olmadan ya da müşterileri sahipsiz bırakmadan kusursuz destek sunabileceğinizi gösteriyor. x-bees tabanlı bir AI ajanı:
- Gecenin herhangi bir saatinde her çağrıyı profesyonelce ve etkileşimli şekilde yanıtlar
- Arayanlarla gerçek diyalog kurarak, hiçbir müşterinin görmezden gelinmediğinden emin olur
- Bilgi kaybı veya yanlış anlaşılma riskini en aza indirerek mesajları doğru şekilde yakalar ve yazıya döker
- Yapılandırılmış, eyleme dönük bildirimleri gerçek zamanlı olarak doğru kişiye iletir
Sonuç olarak, sürekli ulaşılabilir bir işletme, iş yüküne boğulmayan bir ekip ve her çağrıda değer gördüğünü hisseden müşteriler kazanırsınız.
Siz de Kendi AI Temsilcinizi Kurmak İster misiniz?
Akçaba Communications ekibi olarak, ihtiyacınıza özel x-bees AI çözümlerini tasarlayıp uygulayacak uzmanlığa sahibiz. İster mesai dışı çağrı yönetimi, ister akıllı çağrı yönlendirme, ister tam otomatik iletişim iş akışları olsun, sizin için inşa edebiliriz.
Wildix x-bees’in şirketinizde çağrı yönetimini nasıl dönüştürebileceğini öğrenmek için bizimle iletişime geç
TR 
EN